Материалы

Что такое офисная АТС

Что же такое офисная мини-АТС?

struktura
Мини-АТС - это специализированный компьютер, в который заводятся внешние телефонные линии и от которого отходят линии внутренней связи. Самое главное предназначение мини-АТС - экономить и деньги и время за счет того, что большое количество внутренних абонентов бесконфликтно пользуются небольшим количеством внешних линий и одновременно с этим:
    позволяет владельцу сделать свою телефонную связь самой современной и использовать ее максимально эффективно
    предоставляет всем своим абонентам современный сервис, не требуя при этом каких-либо специальных телефонных аппаратов
    повышает имидж компании
Задачи, с которыми легко справляется мини-АТС, можно разделить на две группы:
    обеспечение внутренней связи в учреждении
    рациональное использование имеющихся внешних телефонных линий, что позволяет оптимально организовать работу как отдельно взятого сотрудника, так и организации в целом
Обеспечение внутренней связи в учреждении. Эта задача становится актуальной уже в том случае, если Ваша организация занимает помещение, состоящее более чем из одной комнаты. Мини-АТС позволяет максимально упростить связь между сотрудниками, каждый из которых будет иметь свой внутренний номер.
Помимо того, что все внутренние абоненты получают возможность оперативной связи друг с другом, Ваша организация также может пользоваться рядом дополнительных функций, заложенных в АТС. Это, например, конференцсвязь (одновременный разговор нескольких абонентов), внешний и внутренний пейджинг (возможность делать вызовы на динамики личных системных телефонов сотрудников, а также давать объявления через внешние динамики на всё помещение, например офисный или торговый зал), возможность подключения домофонов и устройств открывания двери.
Также Вы можете внутри своей организации создавать собственную микросотовую сеть в учрежденческом стандарте DECT, которая будет удобна для сотрудников, которым необходимо перемещаться по площади, большей, чем площадь охвата радиотелефона.
Чем хорошо, когда у Вас в офисе установлена мини-АТС?
Вы можете раздавать все телефонные номера, имеющиеся у Вас в офисе. Если звонок придет к вашим коллегам, то на Вас переключат. Следовательно, до Вас проще дозвониться.
Поднимая трубку, Вы нажимаете "9" и выходите на любую свободную разрешенную Вам линию, а не ждете, когда Ваш сосед закончит свой разговор по параллельному телефону. Параллельных телефонов больше не будет, и никто не влезет в Ваш разговор.
Используя АТС, Вы получаете возможность распределить внешние линии по группам. По одним, скажем, Вам будут приходить звонки от клиентов по рекламе, по другим Ваши менеджеры будут выходить в город, некоторые будут выделены для руководящего состава. Внутри каждой группы АТС будет автоматически распределять нагрузку по исходящим вызовам.
Можно некоторым сотрудникам запретить выход на межгород с их телефонов, а если он разрешен, то программа учета стоимости точно зафиксирует кто, когда, во сколько, куда звонил и сколько времени разговаривал.
Если у Вас большая территория предприятия, то сделать объявление по громкой связи может любой сотрудник, которому разрешена это функция.
Если Вы уходите со своего рабочего места, а ждете важного звонка, Вы можете сделать переадресацию всех звонков на то место, куда направляетесь. Ни один звонок не будет потерян.
Вы можете запрограммировать часто используемые телефонные номера в сокращенный набор и, нажав всего 3 кнопки, Вы наберёте всю необходимую комбинацию, включая паузы и переходы в тональный режим набора (если это требуется).
Можно проводить совещание по телефону с несколькими сотрудниками одновременно (конференцсвязь) не только внутри офиса, но с несколькими абонентами из города.
Но самое главное, что вызов по любой из внешних линий, путем пересылки звонка, может быть переведен на нужного абонента. Мало того, в случае, если требуемый внутренний абонент занят, клиент сможет подождать, пока он не освободится, а не перезванивать по несколько раз.
Из дополнительных возможностей стоит отметить систему персональных почтовых ящиков или «голосовую почту». Наглядно это можно себе представить, как систему автоответчиков, персонально привязанных к внутренним пользователям. Т.е. при отсутствии того или иного абонента сообщение можно оставлять в его персональном почтовом ящике и быть уверенным, что оно дойдет до конкретного адресата.
Таким образом, использование внутренней АТС существенно расширяет возможности Вашего телефонного аппарата. Теперь Вы можете попеременно вести несколько телефонных разговоров, не теряя связи с собеседниками, получать оперативный доступ к любому сотруднику. А Ваши клиенты и партнеры смогут комфортно дозваниваться любому внутреннему абоненту.
Выбор офисной АТС
Выбрать нужную вещь среди изобилия ей подобных всегда непросто. А выбрать сложное техническое устройство, каким является АТС из множества представленных сегодня на рынке, и обладающих примерно одинаковыми потребительскими свойствами, непросто вдвойне. В таких условиях на первый план выходят конкретные задачи, которые должна будет решать мини-АТС в данном конкретном месте.
Прежде всего, определитесь с емкостью станции, т.е. какое количество внешних линий Вам понадобится ввести в АТС и сколько рабочих мест, оснащенных телефонами, Вы хотели бы получить. При этом не забудьте про факсы и модемы. Здесь очень важно спрогнозировать дальнейшее развитие телефонной сети Вашего предприятия или офиса.
Как показывает практика примерно в 70% случаев первоначальной емкости мини-АТС, определенной при покупке не хватает, и приходится ее наращивать. Это может произойти уже на этапе монтажа АТС (когда выясняется, что забыли учесть что-либо) или в дальнейшем процессе эксплуатации, когда развитие Вашей фирмы потребует организации дополнительных рабочих мест или увеличения количества внешних линий. Поэтому важно выбрать такую АТС, которая могла бы «расти» вместе с Вами, а не потребовала бы замены на другую модель уже в ближайшем будущем.
Существует множество телефонных станций (АТС), которые строятся по модульному принципу – их можно наращивать, докупая отдельные блоки. Помимо своих основных функций такие АТС обладают дополнительными функциями, к которым, как правило, относятся следующие:
    DISA - функция прямого доступа в систему. Помимо возможностей соединения с конкретным сотрудником она предоставляет возможность, находясь вне офиса, занять одну из внешних линий АТС и сделать по ней звонок (например, междугородный)
    UCD – автоматическое распределение вызовов, с возможностью выдачи приветственного сообщения
    DECT – система микросотовой связи, позволяющая сотрудникам иметь свободу передвижения внутри офиса по прилегающей территории и при этом всегда быть на связи.
    голосовая почта – позволит максимально эффективно обрабатывать входящие звонки и избегать их потерь из-за отсутствия сотрудников на рабочем месте, обеспечить каждого сотрудника личным голосовым почтовым ящиком, реализовать функцию автоматического оператора, создать систему иерархических голосовых меню, вести запись разговоров, обслуживать вызовы в режиме интервью.
    интеграция с компьютерной сетью (CTI)
    гостиничные функции – позволяют повысить эффективность работы АТС, установленных в гостиницах. Это такие функции как контроль заселения/отъезда, пробуждение по телефону, информация о статусе номера и пр.
    объединение в единую сеть с общим номерным полем
После того, как определились с емкостью, нужно максимально точно определить задачи, которые будет решать станция. Что для этого нужно? Желательно иметь план размещения рабочих мест или хотя бы их примерное количество. Знать количество внешних линий, а также их тип – аналоговые 2-х проводные, цифровые ISDN или Е1-R2.
Линии могут предоставлять различные операторы и как следствие эти линии могут быть разнородными (например, от МГТС к Вам приходят обычные аналоговые 2-х проводные линии, а от коммерческого оператора – цифровые ISDN линии). Кроме того, что у линий может быть разный тип набора, у них могут быть разные тарифы на исходящую связь, причем тарифы могут быть достаточно гибкими, т.е. например днем дешевле звонить по одной линии, вечером по другой, а ночью по третьей.
Аналоговые 2-х проводные линии поддерживают практически все мини-АТС. С цифровыми линиями дело обстоит несколько сложнее. В этом случае Ваш выбор ограничен цифровыми мини-АТС, т.к. только они позволяют работать с цифровыми линиями. Для начала Вам следует уточнить у своего оператора, какую именно цифровую линию он готов Вам предоставить. Если это ISDN линия, то какой интерфейс – PRI или BRI, и какого стандарта.
Немаловажным вопросом является выбор телефонных аппаратов для работы с мини-АТС. Все производители АТС предлагают специальные системные телефоны, которые совместимы только с АТС данного производителя и обеспечивают удобный доступ ко всем сервисным функциям АТС. Все системные телефоны располагают гибко программируемыми кнопками с индикацией, на которые можно вывести либо наиболее часто вызываемые внутренние телефоны, либо запрограммировать определенные сервисные функции.
Цифровые АТС
Возможности и значение современных офисных АТС достаточно широки. С их помощью можно обеспечить надежную связь с партнерами в других городах и за рубежом; кардинально улучшить качество обслуживания клиентов; упорядочить работу любой организации; подключиться к глобальным информационным сетям или построить собственную сеть предприятия и его филиалов. При построении системы связи среднего (более 100 сотрудников) или крупного (более 1000 сотрудников) предприятия на Ваше решение в пользу цифровой АТС могут повлиять следующие соображения:

    цифровая станция может стать универсальным решением для построения единой (телефонной и информационной) сети связи предприятия
    цифровая телефонная станция даст возможность подключения линий коммерческих операторов связи, обеспечивающих более низкие тарифы, качественный и разнообразный сервис
    при наличии выбора маршрута телефонного вызова через различных операторов связи, цифровая телефонная станция определит оптимальный по стоимости или качеству
    цифровая телефонная станция позволит ограничить число физических линий, обеспечив многоканальный стык с городской телефонной сетью (например, по линии E1)
    цифровые телефонные станции обеспечивают развитые средства обработки массового потока вызовов

    на базе цифровых телефонных станций предусмотрена возможность создания автоматизированных информационных систем

    Что сказать в заключении? Как на этапе ввода в эксплуатацию, так и в дальнейшем, Вам будет необходима техническая поддержка. Она может потребоваться при расширении и изменении организационной структуры предприятия, неисправности каналов и соединительных линий и во многих других случаях. Очень желательно подготовить собственного специалиста по техническому обслуживанию станции. Надежные поставщики оборудования организуют для этого специальные курсы обучения.

Яндекс цитированияРейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика